La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

In Italia le fatture devono essere conservate per un periodo di tempo prolungato. Si tratta di 10 anni per la maggior parte delle fatture, ma anche di altri documenti comunemente diffusi in ambito aziendale. Con l’introduzione delle nuove modalità di produzione delle fatture è nata la problematica correlata alla conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche.

Come si conservano le fatture

Come abbiamo detto le fatture devono essere conservate; nello specifico ogni documento dovrebbe essere conservato in originale, o meglio in una versione che non sia modificabile in alcun modo, che quindi mantenga nel tempo inalterati i dati al suo interno. Le fatture cartacee vanno conservate in originale, in faldoni suddivisi per anno, in modo da poter reperire rapidamente tutte le fatture prodotte in un dato periodo di tempo. Per quanto riguarda la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche le cose cambiano sostanzialmente. Prima di tutto perché l’unico formato utilizzabile per la conservazione è quello xml usato in originale; quindi non esiste la possibilità di stampare i documenti e di archiviarli come in passato. D’altro canto è necessario che le fatture conservate mantengano la loro integrità. Dovranno quindi contenere la firma digitale dell’impresa che le ha prodotte, oltre agli identificativi temporali e ai fini fiscali, come ad esempio i dati di chi ha emesso la fattura e del destinatario.

La conservazione sostitutiva e i software

Per chi utilizza sistemi non avanzati per la produzione di fatture elettroniche la questione della conservazione sostitutiva può presentare alcune criticità. A partire dal fatto che non tutti coloro che producono questo tipo di documenti hanno conoscenze sufficienti a visualizzarli correttamente sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Fortunatamente esistono programmi che consentono di effettuare la conservazione sostitutiva di qualsiasi fattura elettronica in tempo reale, in concomitanza alla produzione o alla ricezione di detto documento. In pratica il software produce file xml che presentano già tutte le informazioni necessarie a mantenere inalterati i documenti nel corso del tempo e a identificare emittente e destinatario senza equivoco alcuno. I software consentono anche di mantenere un archivio delle fatture prodotte, suddivise in lotti definiti dal periodo di tempo in cui i documenti sono stati prodotti, in genere il mese o l’anno. In questo modo la conservazione si effettua in modo rapido e senza doversi attivare per svolgere compiti ulteriori.

Il vantaggio delle fatture elettroniche

Tra i vantaggi della fatturazione elettronica la questione che riguarda la conservazione di questo genere di documenti è uno dei più interessanti per le aziende. Questo perché diminuisce in modo sensibile lo spazio da dedicare alle fatture. Con le copie cartacee alcune aziende erano costrette ad avere a disposizione interi armadi, colmi di faldoni riguardanti i diversi anni di attività, al cui interno erano presenti tutte le fatture emesse e ricevute. Le fatture in forma digitale invece permettono di occupare uno spazio infinitesimale, ad esempio all’interno del server aziendale, o anche nel cloud. In questo secondo caso per accedere alle fatture non è necessario essere fisicamente presenti nei pressi di un terminale in azienda, perché i documenti sono accessibili via internet da parte di chiunque possieda le credenziali per farlo.